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Arbeitsrecht: Personalakte - Welche Daten in der Personalakte dürfen gespeichert werden, welche nicht? Recht-Smart.de
Rechtsstand: 12. April 2023

Arbeitsrecht: Was sind die Basisinformationen einer Personalakte?

Der Begriff der Personalakte ist gesetzlich nicht definiert. Arbeitgeber in der Privatwirtschaft sind nicht verpflichtet, eine Personalakte zu führen, tut er dies aber, ergeben sich Rechte und Pflichten im Umgang mit den gesammelten Daten. Inhalt und Aufbau der Personalakte finden keine gesetzliche Vorschrift. Werden sie erstellt, sollte sie jedoch einen möglichst vollständigen, wahrheitsgemäßen und sorgfältigen Aufschluss über die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers geben.

Welche Daten in der Personalakte dürfen gespeichert werden, welche nicht?

Da der Arbeitgeber nicht verpflichtet ist, eine Personalakte zu führen, gibt es auch keine Regelung, was zum Inhalt üblicherweise gehört. Daher kann der Arbeitgeber grundsätzlich frei entscheiden, welche Daten er in die Personalakte aufnimmt, soweit diese mit dem Datenschutz im Einklang stehen. Unzulässig ist unter anderem die Sammlung privater Informationen über den Arbeitnehmer, da solche für das Arbeitsverhältnis ohne Belang sind. Auch gehören nicht hinein, reine Gedankenskizzen oder unstrukturierte Notizen, die im Verfahrensgang zur Unterstützung der eigenen Entscheidung angefertigt werden. Bloße Listen, Aufstellung und Statistiken, die mehrere Arbeitnehmer betreffen, sind nicht Teil der Personalakte eines einzelnen Arbeitnehmers.

Arbeitsrecht: Personalakte - Welche Daten in der Personalakte dürfen gespeichert werden, welche nicht? Recht-Smart.de
Arbeitsrecht: Personalakte – Welche Daten in der Personalakte dürfen gespeichert werden, welche nicht? Recht-Smart.de

Was sind die typische Inhalte einer Personalakte? 

Bewerbungsunterlagen, Personal Fragebogen, Arbeitsverträge und spätere Ergänzung, Unterlagen über die Arbeitsunfähigkeit, Mitteilung und Diagnose von Betriebsärzten, Zeugnisse, Führung- und Leistungsbeurteilung, Nachweis der Aus- und Weiterbildung, Abmahnung, Lohnsteuerkarte und Entgeltbelege, Pensionszusagen, Versetzungsmitteilung, Potenzialanalysen, Fort- und Weiterbildungsnachweise, Zielvereinbarung.

Muss man einem Mitarbeiter Einsicht in die Personalakte gewähren?

Arbeitnehmer haben jederzeit das Recht, auch ohne Angabe von Gründen, in ihre Personalakte Einsicht zu nehmen, § 83 Abs. 1 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz). Der Arbeitnehmer insbesondere auch das Recht, Kopien oder Notizen zu machen. Dieses Recht endet auch nicht nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Wie lange muss eine Personalakte aufbewahrt werden, wenn der Mitarbeiter nicht mehr im Unternehmen ist?

Da für den Arbeitgeber keine Pflicht besteht eine Personalakte zu führen, besteht für ihn auch keine Verpflichtung, die Personalakte nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters weiterhin aufzubewahren. Hinsichtlich der Unterlagen sind jedoch solche aufzubewahren, die eine steuerrechtliche oder sozialversicherungsrechtliche Relevanz aufweisen.

Was sind die Anforderungen an die elektronische Personalakte?

Es ist unerheblich, in welcher Form der Arbeitgeber die Personalakte anlegt und führt, sodass auch EDV gestützte Dateien, die personenbezogene Daten enthalten, Teil der Personalakte bzw. die Personalakte als elektronische Personalakte sein können. Sollen Personalakten in Papierform vollständig in elektronische Personalakten umgewandelt werden, so sind bei der Umwandlung die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beachten, da die Personalakten personenbezogene Daten enthalten.

Der Betriebsrat hat bei der Frage der Umwandlung der Personalakte in eine elektronische Form je nach deren Inhalt nach § 87 Abs. Nr. 6 BetrVG eine sog. erzwingbare Mitbestimmung.